Las reuniones de equipo son el día a día del trabajo en muchas empresas, ya que permiten mantener un contacto regular entre los miembros del equipo y poner en común ideas, analizar posibles inversiones o proyectos a realizar, o para evaluar el avance y los resultados de la empresa.
Sin embargo, en muchas ocasiones estas reuniones pueden llegar a ser tediosas y poco productivas, ya que los temas tratados se van desviando de los inicialmente planteados y el tiempo de la reunión se alarga, provocando la pérdida de atención de los participantes. En otras ocasiones, los lugares elegidos para realizar la reunión no son muy adecuados, no cuentan con los medios técnicos o de mobiliario necesarios, o se encuentran mal comunicados, de forma que se dificulta la asistencia de los participantes a las salas de reuniones.
Para conseguir organizar reuniones de equipo con éxito, podemos seguir una serie de consejos que nos ayudarán a lograr los objetivos que nos hemos fijado para el evento.
Índice de contenidos
Consejos para organizar una reunión de equipo
Tanto si estamos pensando en organizar una reunión presencial en una sala de reuniones, como si queremos hacerla de forma virtual a distancia, es conveniente seguir una serie de pasos que nos ayudarán a que todo salga a la perfección.
Define los objetivos de la reunión
Uno de los primeros pasos que debemos tener en cuenta a la hora de organizar una reunión es definir bien qué es lo que pretendemos conseguir con esa reunión, es decir, los objetivos que perseguimos.
Dentro de estos objetivos podemos encontrar la presentación de un nuevo producto, una reunión para organizar futuras inversiones, para poner al día al equipo sobre algún asunto importante, ver la cuenta de resultados, etc. En cualquier caso, los objetivos deberán estar bien definidos y ser claros.
Fija una hora y un lugar para la reunión
Buscar una sala de reuniones que sea adecuada a las necesidades que tenemos, puede resultar una tarea ardua si no se tiene localizado un centro de reuniones conveniente. Es importante comprobar que, tanto los medios técnicos como el mobiliario, se ajusta a lo que estamos buscando. Además, es importante que la sala elegida esté bien equipada, y sea fácilmente accesible para todos los asistentes, de forma que todos puedan acudir a la reunión.
El horario es igualmente importante, ya que debe facilitar la asistencia de los participantes y la conciliación.
Convoca a las personas implicadas con antelación
En ocasiones los equipos pueden estar formados por muchos trabajadores, de forma que no todos deberán acudir a todas las reuniones celebradas. Es importante realizar una selección previa de todos aquellos asistentes que queremos que participen en la reunión, invitando sólo a los implicados que realmente deban estar presentes.
Para convocar a los asistentes con suficiente antelación, utiliza medios que aseguren que todos reciben la convocatoria y puedas tener una confirmación de asistencia. La antelación con que se envíe la convocatoria también habrá que tenerla en cuenta, ya que, si se prepara con poco tiempo, quizá haya personas que no puedan organizarse para acudir.
Fija un tiempo límite para la reunión
Relacionado también con el siguiente punto, es conveniente fijar un tiempo de duración determinada para cada reunión, que se adapte a los puntos a tratar y a los participantes. Entrar en una reunión sin saber la duración de la misma, puede ocasionar incertidumbre y estrés a los participantes, que no saben cuánto se alargará el evento, lo cual no les permite organizarse con respecto a su trabajo habitual.
Establece y presenta los puntos a tratar en el orden del día
Basándote en los objetivos que has planteado anteriormente, es conveniente que enumeres los puntos a tratar durante la reunión. De esta forma, será más sencillo llevar el guión de la reunión y evitaremos desviarnos de los temas importantes que se pretende tratar y, así, el tiempo invertido también será menor.
Designa a un moderador o conductor de la reunión
Normalmente se trata de la persona que ha preparado y convocado la reunión, quien será el encargado de exponer los puntos a tratar y de arrancar las intervenciones. Esta figura es importante para seguir el guión establecido y también para establecer los turnos de palabra, en caso de que sea necesario.
Todos pueden aportar: escucha activa
Sobre los turnos de palabra, uno de los principales objetivos de las reuniones de equipo es poner en común todos los proyectos y trabajos que se están realizando, así como organizar nuevos proyectos o inversiones. Para que la reunión sea un éxito, es necesario que todos participen ordenadamente, compartiendo y expresando sus opinión e ideas.
Practicar la escucha activa supone no interrumpir a los demás, tomando en cuenta las opiniones vertidas y respondiendo e interviniendo de forma educada.
Toma notas de lo hablado durante la reunión
Concretar los puntos y temas que se tratan e ir apuntando las nuevas ideas y las conclusiones que se alcanzan, es uno de los requisitos para que la reunión sea un éxito. De esta forma, será mucho más fácil preparar futuras reuniones y llevar un seguimiento de todo lo hablado.
Resumen de decisiones y próximos pasos
Una vez se haya tomado nota de todo lo que se ha tratado y de las conclusiones a las que se ha llegado, es imprescindible dejarlo todo por escrito ordenadamente para poder compartirlo con todos los asistentes a la reunión. Así también se facilita avanzar y que todos tengan claros los próximos pasos que se ha acordado dar.
Comparte las conclusiones y haz un seguimiento
Por último, no hay que olvidar que compartir las conclusiones con todos los participantes ayudará a preparar futuras reuniones y a tener a todo el equipo informado de todo lo acontecido y de hacia dónde se dirige la empresa.
Las reuniones de equipo son un elemento muy importante a la hora de planificar el trabajo diario de las empresas, así como para desarrollar nuevas inversiones o proyectos. Aunque no es conveniente abusar de ellas, realizar una reunión semanal o quincenal facilitará el avance de los proyectos e implicará a todos los miembros del equipo.
Recuerda que, si necesitas alquilar un espacio para reuniones o una sala de reuniones, en Torre Ombú contamos con una amplia variedad de salas en alquiler. No esperes más y contacta con nosotros o llámanos al teléfono 917 816 430.