Todas las empresas, en mayor o menor medida, necesitan un espacio para reuniones en un momento dado, bien sea para una presentación de producto a clientes, o bien para un consejo de administración o para una formación para empleados.
Elegir el espacio para reuniones que mejor se adapte a las necesidades de cada momento dentro de la empresa, dependerá del tipo de evento que se quiera realizar y de los objetivos que tengamos en mente conseguir con nuestro evento.
Algunos de los factores que tendremos que tener en cuenta a la hora de elegir o alquilar una sala de reuniones, serán la capacidad y amplitud del espacio, máxime en los tiempos de pandemia en los que es indispensable poder mantener una distancia de seguridad, los medios técnicos y audiovisuales, la conectividad o las calidades del espacio.
Nunca se debe olvidar tampoco el trato profesional que nos brinde la empresa que alquila los espacios, la facilidad en el trato o la rapidez a la hora de solventar cualquier imprevisto que pueda surgir.
Índice de contenidos
¿Con qué aspectos debe contar un buen espacio para reuniones?
Para poder tomar la decisión de qué sala o espacio elegir, vamos a ver en detalle los aspectos más importantes que será necesario considerar para poder acertar en la elección de sala de reuniones.
DIMENSIONES DEL ESPACIO Y CALIDADES
Disponer de una sala amplia, con buenas calidades de mobiliario y decoración, y con luz natural, es importante a la hora de proyectar una buena imagen en nuestro evento. En los tiempos actuales de pandemia, además, uno de los factores que más demandan las empresas es que las salas sean espaciosas, para poder mantener la distancia interpersonal entre asistentes, y asegurar unas condiciones de seguridad óptimas.
Las diferentes configuraciones que se puedan realizar en la sala, formato de mesas en escuela, mesas en U, imperial, en teatro… También vendrán determinadas por las dimensiones que tenga el espacio.
UBICACIÓN DE LAS SALAS DE REUNIONES
Los espacios deben estar bien comunicados, tanto por transporte público como privado, para facilitar la asistencia de todos los invitados al evento que estamos preparando. En caso de que, entre los asistentes, haya personas con movilidad reducida, es importante también tener en cuenta la accesibilidad a las instalaciones.
MEDIOS AUDIOVISUALES, MULTIMEDIA Y CONECTIVIDAD
Debemos considerar los medios técnicos y audiovisuales que se incluyen dentro de la reserva de los espacios, si suponen un coste extra o si podemos disponer de ellos sin tener que pagar más. Las salas deben contar con red Wifi, que permita dar cobertura a los asistentes, así como con medios audiovisuales para proyectar, micrófonos, altavoces, etc.
COSTE DE LAS SALAS DE REUNIONES Y HORARIOS
Uno de los principales aspectos que las empresas más estudian a la hora de buscar dónde celebrar un evento o reunión es el precio. Es fundamental valorar la relación calidad/precio de los espacios para reuniones, teniendo en cuenta los servicios que se incluyen en las reservas y aquéllos que pueden suponer un coste adicional.
¿Qué espacios elegir para nuestro evento?
A la hora de alquilar una sala de reuniones, debemos pararnos a pensar primero qué tipo de evento estamos pensando realizar. En función del tipo de presentación o reunión que vayamos a llevar a cabo, buscaremos diferentes tipos de espacios.
Entre estos espacios, lo más habituales que podemos encontrar son:
- Salas de reuniones y conferencias
Lo ideal es que sean espacios diáfanos, fáciles de cambiar de configuración, que ofrezcan cierta flexibilidad a la hora de preparar las salas de diferentes formas. Suelen ser salas con capacidades comprendidas entre los 2 hasta los 150 asistentes, de forma que pueden llevarse a cabo reuniones, consejos de administración o conferencias de medio tamaño.
- Auditorios y palacios de congresos
En este caso, los espacios tienden a ser mucho más amplios para poder albergar a un gran número de asistentes. Están pensados para congresos multitudinarios, convenciones, grandes exposiciones o, incluso, ferias.
En muchos casos, los palacios de congresos incluyen cafetería o restauración dentro de sus instalaciones, para facilitar la celebración de este tipo de eventos.
- Espacios de Coworking
Se trata de una modalidad que ha ido aumentando su presencia en el panorama laboral en los últimos años. Son espacios de trabajo compartido que disponen de diferentes servicios para que las empresas y/o profesionales autónomos puedan hacer su trabajo en espacios más reducidos.
- Hoteles
Por último, otra opción de espacios son los hoteles. Ofrecen la ventaja de que, en caso de que los asistentes vengan de fuera de la ciudad donde se celebra, en el mismo hotel se pueden reservar también las habitaciones para su alojamiento.
La decisión de qué sala de reuniones alquilar para el evento que la empresa organiza, supone tener en cuenta todos estos factores, buscar la que mejor se adecúe a los objetivos que queremos conseguir y a las necesidades que se nos plantean, y siempre buscando todo salga lo mejor posible.
Recuerda que, si necesitas alquilar un espacio, en Torre Ombú contamos con una amplia variedad de salas en alquiler. No esperes más y contacta con nosotros o llámanos al teléfono 917 816 430.