En muchas ocasiones se plantea la necesidad de utilizar algunas salas de reuniones, bien sea dentro de la propia estructura de la oficina, o bien alquilando salas de reuniones ubicadas en centros especializados.
No todas las salas de reuniones son iguales ni todas ofrecen las características que buscamos para causar una buena impresión, tanto en reuniones dentro de la propia empresa, como en presentaciones de producto a clientes externos. El entorno en el que se desarrolla la reunión o la formación es muy importante, ya que supone la primera impresión que se llevarán los asistentes. Da mucha información de la imagen que queremos proyectar, así como de profesionalidad, calidad y seriedad.
Pero no solo es importante por la imagen que queramos transmitir, sino que deberemos tener en cuenta todo el equipo de la sala de reuniones a la hora de preparar el evento, ya que todos los aspectos influyen en el desarrollo de nuestra reunión y en el éxito de la misma.
Por todo ello, es imprescindible considerar atentamente qué equipamiento debe tener la sala de reuniones elegida para que nuestra reunión salga a la perfección.
Índice de contenidos
¿Con qué equipo debe contar una sala de reuniones?
Dentro de los elementos imprescindibles que debe tener una buena sala de reuniones, encontramos una serie de equipamientos que nos ayudarán a crear un espacio cómodo y funcional donde llevar a cabo nuestra reunión.
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Mobiliario
El mobiliario debe integrarse completamente en el concepto de flexibilidad, de forma que pueda adaptarse a todas las configuraciones requeridas para crear espacios de colaboración en cualquiera de sus formas, aportando ergonomía y comodidad a nuestra reunión.
Ya sean mesas de reunión clásicas o imperiales, mesas de consejo, configuraciones en U, en formación, o grupos de trabajo, la sala debe poder adaptarse a todas ellas de manera rápida y manteniendo la misma calidad y buena presencia.
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Diseño de la sala y calidades
La decoración de la sala es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en cuanto al equipamiento, ya que será la primera impresión que tengan nuestros asistentes a la reunión.
La concepción del espacio debe otorgar independencia a la sala, a la vez que el diseño elegante y eficiente y los materiales elegidos permitan hospedar cómodamente todo tipo de reuniones o eventos. Contar con salas de reuniones abiertas, sin columnas que interrumpan la visión o el espacio, con luz natural y materiales que aporten claridad y luminosidad, siempre es un punto a favor para asegurar el éxito de la reunión.
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Conectividad
Disponer de una buena conexión WiFi es un factor imprescindible en cualquier sala de reuniones, tanto si se encuentra ubicada dentro de nuestra oficina, como si es un espacio alquilado para ese propósito. En la actualidad, cualquier tipo de reunión o evento necesita estar conectado, incluso dentro de los mismos asistentes a la reunión, para transmitir eficazmente la información que se está compartiendo.
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Pantalla de proyección, pizarra y proyector
La mayoría de las reuniones necesitan presentar algún tipo de información, por lo que la presencia de un proyector en la sala de reuniones se hace necesario. Los proyectores deben tener la resolución suficiente para que la presentación o videoconferencia se vea correctamente, aunando también calidad de sonido y luminosidad.
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Equipo de sonido
Al hilo de los medios audiovisuales para ayudar en la proyección y presentación en la sala de reuniones elegida, es importante contar también con equipos de sonido, como altavoces, micrófonos…. Con ellos se garantizará que todos nuestros asistentes van a ser receptores de lo que queremos comunicar.
Este punto debe ir unido también a la acústica de la sala, de forma que no haya molestias por ruido de salas anexas o por la vía pública.
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Iluminación
Uno de los aspectos más importantes, ligado también al diseño y calidad de las salas de reuniones, es la iluminación. Las salas deben contar con luz natural, que dé una sensación de amplitud. También debe disponer de una iluminación artificial independiente, por fases, que se pueda regular en función de las zonas que se desea iluminar y que permita una buena visión de la proyección.
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Climatización
Sobre todo para reuniones previstas en épocas más frías o más calurosas, es importante que las salas de reuniones cuentan con sistema de climatización independiente, que pueda regularse en función de las condiciones que se den dentro del espacio, y no de manera centralizada. Así, se garantiza que el ambiente sea confortable y pueda adaptarse a cada empresa o reunión.
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Medios tecnológicos auxiliares
No se trata de un requisito indispensable, pero siempre es interesante buscar salas de reuniones que cuenten, además de todo lo expuesto anteriormente, con medios tecnológicos auxiliares que faciliten nuestra reunión.
Disponer de conversores y adaptadores HDMI, o de conectores tipo Apple TV para poder reproducir en pantalla toda la información que se desee.
De igual forma, en los últimos años ha habido un aumento en el uso de las pizarras digitales o tipo Smart Kapp, que también añaden valor a la presentación que se realiza.
Estos son los principales puntos a tener en cuenta en cuanto al equipo que debe tener una sala de reuniones para garantizar el éxito del evento. Existen más aspectos que se pueden considerar, siempre intentando que la sala se adapte lo mejor posible a lo que queremos transmitir en nuestra reunión.
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