En todas las empresas y sectores se plantea la necesidad, en un momento dado, de disponer de un espacio donde llevar a cabo una reunión de la compañía, bien sea un consejo de administración, una reunión de equipo o una presentación de producto para los clientes.
En los últimos tiempos, además, con el auge del teletrabajo que se ha producido y la reducción de los espacios de oficina, la mayoría de empresas no dispone de salas de reuniones dentro de su propio centro de trabajo para celebrar estos eventos, de forma que se hace necesario el alquiler de salas de reuniones, ya sea por horas, medias jornadas o jornadas completas, dependiendo de las necesidades específicas.
En todos los casos, es aconsejable tener en cuenta una serie de factores que nos ayudarán a encontrar la sala de reuniones que mejor se adapte a nuestros requerimientos y necesidades.
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Qué tener en cuenta a la hora de elegir salas de reuniones
Elegir una buena sala de reuniones en Madrid o en cualquier otra ciudad, va a depender de las características que tengan dichas salas y de los servicios que puedan ofrecernos. No hay que olvidar que la sala elegida va a ser la imagen de nuestra compañía durante el tiempo que dure nuestra reunión, por lo que debemos cuidar al máximo la elección que realicemos.
Los siguientes son los aspectos básicos a evaluar:
Calidad del espacio y ambiente profesional
Es importante considerar la imagen que vamos a proyectar de nuestra empresa y, para eso, debemos tener en cuenta la calidad que ofrecen las salas de reuniones que vamos a reservar. Factores clave como la iluminación, tanto natural como artificial, la calidad del mobiliario, los medios audiovisuales que ofrece y, por supuesto, las condiciones de higiene y limpieza, son fundamentales a la hora de decantarse por una sala u otra.
Ubicación y accesibilidad de la sala
Tanto para reuniones de empresa o consejos de administración, como para presentaciones de productos a clientes, es imprescindible tener en cuenta la ubicación de la sala de reuniones elegida. La sala debe estar situada en un punto de fácil acceso y bien comunicado, tanto en transporte privado como público, para favorecer la asistencia al evento que hemos organizado. Además, en caso de que contemos entre nuestros asistentes con personas con movilidad reducida, las salas de reuniones deben ser accesibles para ellos.
Mobiliario y flexibilidad
Las salas de reuniones ofrecen diferentes capacidades, en función de la configuración que se seleccione. Disponer de un mobiliario con el mejor diseño para poder crear espacios de colaboración en cualquiera de sus formas, aporta flexibilidad al espacio, ergonomía y comodidad.
Coste y disponibilidad de horarios
Por supuesto, el precio de alquilar salas de reuniones será un factor importante a la hora de decantarnos por un espacio u otro. Hay que considerar la relación calidad/precio, así como costes asociados de servicios no incluidos que vayamos a necesitar. En este punto es preciso considerar bien los horarios que ofrece la sala y su adecuación a los que nosotros necesitamos.
Conectividad, medios audiovisuales y multimedia
No menos importante, y más en la actualidad donde la mayor parte de las empresas tiene a toda o parte de su plantilla teletrabajando, es valorar los medios audiovisuales y la conectividad que ofrecen las salas de reuniones. Los espacios deben contar con una buena red WiFi, que permita dar cobertura a los asistentes a la reunión; así como medios para proyectar, altavoces, micrófonos, etc.
Servicios complementarios
Por último, en caso de que tengamos previsto ofrecer un servicio de catering o coffee break para los asistentes a la reunión, es necesario tener claras las posibilidades que ofrece la sala de reuniones elegida, tanto en gestión del servicio, como en espacios para su preparación.
Otros servicios complementarios, como servicio de recepción, botellas de agua o plazas de aparcamiento, también deben ser considerados con detenimiento para poder tomar la decisión que mejor se ajuste a nuestras necesidades.
Existen muchos factores que considerar a la hora de buscar una sala de reuniones para nuestra empresa o para un cliente. Para poder tomar la decisión que mejor se ajuste a las necesidades que tengamos para nuestra reunión, será importante valorarlos uno a uno para no equivocarnos cuando alquilemos una sala de reuniones.
Recuerda que, si necesitas alquilar un espacio, en Torre Ombú contamos con una amplia variedad de salas en alquiler. No esperes más y contacta con nosotros o llámanos al teléfono 917 816 430.