Vivimos en un mundo cada vez más conectado y digital. La idea de oficina tradicional entendida como un lugar físico hasta hace un tiempo está experimentando una transformación radical. La oficina virtual, un concepto en constante evolución, se ha convertido en una alternativa atractiva para profesionales y empresas que buscan flexibilidad, eficiencia y una forma innovadora de trabajar.

En este artículo del blog de torreOmbú, exploraremos qué es exactamente una oficina virtual y las ventajas que ofrece a aquellos que eligen este enfoque actual. Además, examinaremos las características esenciales que debe tener una oficina virtual y los diversos tipos de profesionales que pueden beneficiarse de ella. Aunque no está exenta de desafíos, la oficina virtual representa un cambio fundamental en la forma en que concebimos y experimentamos el entorno de trabajo, brindando oportunidades emocionantes y ventajas significativas.

¿Qué es una oficina virtual?

Podemos decir que una oficina virtual es un espacio intangible donde poder realizar nuestras tareas habituales de trabajo. Allí se disponen todos los servicios necesarios a través de utilidades online que sustituyen a las utilidades tradicionales. Se trata por tanto de un espacio que ofrece a profesionales y a empresas servicios como telefonía, correo, atención de visitas, reuniones online, etc. La oficina virtual puede situarse tanto dentro de un centro mayor o simplemente en el hogar de los trabajadores.

Ventajas de trabajar en una oficina virtual

Entre las innumerables ventajas que presenta para los profesionales disponer de una oficina virtual analizamos las siguientes:

  1. Necesita una inversión muy inferior a la instalación de una oficina tradicional. No se necesita local. Tampoco medios informáticos como impresoras, escáner o fotocopiadoras.
  2. Ideal para nuevos proyectos. La utilización temporal de una oficina virtual permite poner a prueba nuestro proyecto o negocio antes de embarcarse en gastos mayores minimizando así los riesgos.
  3. Libertad de movimiento. Es una de las grandes ventajas que nos ofrece la oficina virtual. Podemos atender nuestro negocio y compromisos profesionales sin atarnos a un espacio fijo.
  4. Libertad de horario. Al igual que el punto anterior, nuestra oficina virtual tendrá el horario y disponibilidad que nosotros decidamos.
  5. Expansión geográfica de nuestro proyecto. Este tipo de oficina permite que el negocio pueda llevarse a cabo en diferentes puntos estratégicos si una gran inversión económica.
  6. Teletrabajo. Cada día se impone más esta forma de trabajar que tiene como mayor aliada la oficina virtual. Desde que la crisis de la COVID-19 obligó a muchos profesionales a trabajar desde casa, nos hemos dado cuenta de que muchas de las tareas que hacíamos en una oficina física pueden realizarse desde casa o desde un espacio virtual acondicionado para ello.
  7. Conciliación familiar. Derivado de las últimas ventajas expuestas, la oficina virtual ha supuesto un gran avance a la hora de que muchas familias atiendan más cómodamente las obligaciones familiares.
  8. Oportunidades laborales más atractivas. Si decidimos buscar una mejora de nuestra vida laboral tendremos muy en cuenta qué empresas ofrecen trabajar en una oficina tradicional o en una oficina virtual precisamente por todas las ventajas que nos ofrece ésta última.
  9. Otro ahorro importante que tenemos que mencionar de la oficina virtual es el ahorro del tiempo en los desplazamientos.
  10. Mayor productividad. Por último, trabajar mediante una oficina virtual con todas las ventajas anteriormente expuestas hace que el profesional se encuentre más cómodo, dedicado a sus tareas en un entorno mucho más favorable.

¿Qué debe tener una oficina virtual?

Algunas de las características que tenemos que buscar en una oficina virtual son las siguientes:

  • Buena conexión a internet mediante wifi. Completamente imprescindible para mantener la comunicación con otros profesionales y para utilizar los medios que nos ofrece la red tales como el almacenamiento de nuestro trabajo.
  • Espacio cómodo con temperatura e iluminación correcta. Ya sea en un espacio en casa o en una oficina externa, es muy importante que el profesional se sienta cómodo mientras desarrolla su labor.
  • Mobiliario indicado para profesionales. Merece la pena invertir en mobiliario que facilite el trabajo. Si montamos la oficina virtual en nuestro hogar no deberíamos conformarnos con cualquier silla o mesa. Puede derivar en problemas de salud.
  • Acceso a puntos básicos de luz, agua y teléfono. Muy importante tenerlo en cuenta a la hora de contratar una oficina virtual o montar un rincón de trabajo en casa.
  • Zonas de descanso que permitan desconectar después de horas de trabajo. Sabemos que esto repercute favorablemente en la productividad.
  • Salas de reuniones que faciliten encuentros puntuales con otros profesionales.

¿Para quién es adecuada?

Podríamos encontrar numerosos perfiles de profesionales que englobamos en los siguientes grupos:

  • Profesionales autónomos que trabajan solos.
  • Empresas de nueva creación.
  • Delegaciones de multinacionales o grandes empresas
  • Todo aquel trabajador puede prescindir de una oficina física tradicional.

Algunas desventajas

No podemos terminar sin dedicar unas líneas a las desventajas que puede tener la utilización de una oficina virtual. Algunas de ellas son:

  1. La comunicación no es tan efectiva como el cara a cara. Aunque las oficinas virtuales tengan todos los medios para mantener la comunicación con otros profesionales por mail, chat, videocoferencia, etc. nada puede sustituir a una conversación presencial
  2. Dependencia total de la conexión a internet. Si por un motivo u otro, falla la conexión estamos completamente perdidos.
  3. Exige mayor organización y coordinación. Trabajar de manera remota en una oficina virtual puede exigir una mayor dedicación a planear las tareas, no dispersarse o perder demasiado tiempo en temas.

Como conclusión podemos afirmar que son más las ventajas que las desventajas de trabajar en una oficina virtual. Por ello en el Centro de Reuniones TorreOmbú tenemos muy presente las exigencias de los clientes que han decidido apostar por este tipo de oficina. Ofrecemos todas las facilidades para que los clientes se sientan cómodos en un entorno completamente profesional pero sin necesidad de contar con un espacio físico dónde desarrollarse.
Recuerda que, si necesitas alquilar un espacio, en Torre Ombú contamos con una amplia variedad de salas en alquiler. No esperes más y contacta con nosotros o llámanos al teléfono 917 816 430.
¡Te esperamos en el siguiente artículo!