Siempre que se acerca el fin de año, las empresas deben hacer el cierre de cuentas y el análisis de las mismas de cara a llevar la contabilidad de la sociedad al día y de tener información del balance anual. Además, es imprescindible presentar esta información a la Administración competente que también realizará un seguimiento de las cuentas.
Los cierres de año contable dependerán de cada empresa, pero por norma general la mayoría comienza a prepararlo a finales de año, ya que coincide con el año natural.
Una vez terminado el cierre contable, las empresas tienen 6 meses para presentar los resultados y la información a la Administración Pública.
Para realizarlo, podemos ver una serie de recomendaciones destinadas a planificar de la mejor forma posible y realizar un buen cierre de año contable en tu negocio.
Índice de contenidos
1. Efectuar un cierre contable previo o pre-cierre
Antes de realizar el cierre contable definitivo, es buena idea hacer un cierre contable parcial o un cierre previo para ver cómo son los resultados de la empresa y poder prever lo que se obtendrá en el cierre contable de final de año.
Lo más común es realizar este cierre contable previo a mitad de año o al finalizar el tercer trimestre, para tener una idea real de la evolución de las cuentas de la sociedad.
La ventaja principal es que permite detectar posibles fallos o faltas de pagos, posibilita tener preparada y localizada toda la documentación asociada y, además, ayuda a preparar estrategias de cara a lo que queda de año.
2. Realizar un análisis de la situación financiera de la empresa
Poder realizar un balance de la situación financiera de la empresa de forma periódica es una gran ventaja que merece la pena aprovechar. Gracias al cierre contable anual, podremos tener un seguimiento de la evolución financiera de nuestra sociedad, evaluar la liquidez que tenemos, la solvencia y el endeudamiento de nuestra empresa.
Otra importante ventaja es que podremos analizar la rentabilidad de nuestro negocio, tener una idea clara de los resultados que estamos consiguiendo, si estamos generando ganancias o pérdidas, etc.
3. Ejecutar una limpieza de cuentas a pagar y a cobrar
Para poder realizar el cierre contable del año, es recomendable revisar el saldo de cuentas pendientes que tenemos, tanto por cobrar, como por pagar a nuestros proveedores. De esta forma se pueden implementar medidas destinadas a ajustar nuestras políticas de créditos y tener la seguridad de poder hacer frente a los pagos pendientes de nuestro negocio.
De igual forma, esta limpieza permite llevar un seguimiento exhaustivo de las cuentas pendientes de cobro, tanto para conseguir saldarlas a tiempo y antes de finalizar el año, como para futuros negocios con proveedores y clientes.
4. Revisar toda la documentación
Es muy importante tener toda la documentación revisada y localizada para presentarla a la Administración competente llegado el momento. Revisar los datos que vamos a presentar a la Agencia Tributaria es vital para evitar confusiones e inspecciones innecesarias en el futuro.
Además, ordenar la documentación y conocerla, ayuda a realizar el cierre contable de manera más eficaz y rápida, consiguiendo año tras año una mayor eficacia en este proceso anual.
5. Cierre de los libros contables
Por último, una vez realizados los pasos anteriores, se deben cerrar los libros contables de la empresa, donde se encuentran los libros de inventario y los libros de cuentas anuales en los que debe quedar constancia del cierre contable del año.
Esta acción se realiza así ya que la empresa está obligada a llevar un registro contable del negocio en libros fiscales, mercantiles y contables.
La Agencia Tributaria suele llevar una comunicación periódica con las empresas a través de notificaciones y alertas, donde pasará avisos sobre obligaciones pendientes o actualizaciones de normativa o documentación.
Es importante también estar al día en cuanto a estas comunicaciones para poder actuar rápido en caso de algún cambio o imprevisto.
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